Inkassounternehmen sind dafür zuständig, für den Gläubiger offene Forderungen einzutreiben und – wenn nötig – ein rechtliches Verfahren einzuleiten. Obwohl Zahlungsprozesse in der Regel reibungslos ablaufen, kann es zu Konflikten oder einer Zahlungsverweigerung kommen. In diesem Fall können sich Unternehmen und Privatpersonen Hilfe bei einem Inkassounternehmen holen.
Voraussetzungen für ein Inkassoverfahren
Um ein Inkassoverfahren einleiten zu lassen, muss eine offene und rechtlich korrekte Forderung vorliegen. Das kann zum Beispiel eine nicht bezahlte Rechnung sein. Zusätzlich muss bereits eine Mahnung verschickt worden sein, da der Versuch der Kommunikation mit dem Schuldner nachzuweisen ist. Dies ist jedoch nur der Fall, wenn es sich um eine Privatperson handelt. Falls der Schuldner ein Geschäftskunde ist, ist keine Mahnung nötig. Hinzu kommt, dass der Gläubiger nachweisen muss, dass er seinen Teil der Abmachung eingehalten hat. Die erbrachte Leistung, beispielsweise in Form von bereits verschickter Ware, ist also nachzuweisen. Wenn diese beiden Kriterien erfüllt sind und die 30-tägige Frist der bereits verschickten Mahnung abgelaufen ist, kann ein Inkassoverfahren eingeleitet werden.
Aus Kulanzgründen wird vor der Mahnung mit der Mahnungsfrist noch eine Zahlungserinnerung versendet. Diese droht keine rechtlichen Schritte an, sondern dient ausschließlich als Erinnerung. Vor allem dann, wenn es sich um ein erstmaliges Zahlungsversäumnis handelt, wird zuerst eine Zahlungserinnerung mit einer neuen Frist versendet. Dies ist üblich, da man in der Regel davon ausgehen kann, dass es sich lediglich um ein Versehen handelt. Ausnahmen werden nur gemacht, wenn Kunden schon zuvor durch verspätete Zahlungen oder Zahlungsverweigerung negativ aufgefallen sind.
Falls sich Schuldner aktuell in dem Prozess eines Umzugs befinden, kann Verwirrung entstehen. Aus Rücksicht auf solche Ausnahmen oder durch Fehler bei der Zustellung der Mahnungen verschicken Unternehmen, die nicht direkt durch das Ausbleiben der Zahlung leiden, oft noch eine zweite Mahnung und nehmen über andere Wege Kontakt zum Schuldner auf. Das kann sich das Unternehmen allerdings natürlich nur leisten, wenn seine Existenz nicht durch die verspätete Zahlung gefährdet wird. Auch ein früh eingeleitetes Inkassounternehmen kann ein langwieriger Prozess sein.
Ablauf eines Inkassoverfahrens
Wenn die Mahnfrist abgelaufen ist und der Schuldner somit in Zahlungsverzug geraten ist, kann das betroffene Unternehmen einen Dienstleister wie zum Beispiel Culpa Inkasso beauftragen. Ab diesem Moment läuft die gesamte Kommunikation über die Mitarbeiter des Inkassobüros. Wenn der Schuldner auch nach der Aufforderung durch das Inkassounternehmen nicht handelt oder nicht auf eine Verhandlung eingeht, kann – nach einer Absprache mit dem Gläubiger – ein rechtlicher Prozess gegen den Schuldner eingeleitet werden.
Bedeutung von Inkassoverfahren für Unternehmen
Auch wenn man sich als Unternehmer natürlich wünscht, dass die Kunden ihre Rechnungen zeitnah und ohne große Auseinandersetzungen begleichen, ist das leider nicht immer der Fall. Inkassoverfahren bedeuten trotz der Auslagerung von Verantwortung zusätzliche Kosten und Zeitaufwand. Mit dem Aufstieg des Handels mit jeglichen Waren und Dienstleistungen im Internet müssen sich immer mehr Unternehmen und private Anbieter mit Zahlungsweigerungen beschäftigen. Wenn Zahlungen auch nach erneuter Aufforderung und einer Mahnung nicht geleistet werden, haben Unternehmen und Privatanbieter keine andere Wahl, als den rechtlichen Weg zu gehen und ein Inkassoverfahren einzuleiten.
Die Kosten, die durch die Beauftragung des Inkassounternehmens entstehen, werden vom Schuldner getragen. Doch der Gläubiger muss diese vorab auslegen. Vor allem in kleineren Unternehmen oder Start-ups, denen noch die finanzielle Sicherheit fehlt, kann das verheerend sein. Es entstehen zusätzliche Kosten, auch wenn diese theoretisch nur vorübergehend sind. Es ist demnach wichtig, dass das Geld schnellstmöglich wieder zurückgeholt wird, damit das Unternehmen umgehend wieder seinen eigentlichen Verbindlichkeiten nachgehen kann, ohne dass ein langfristiger finanzieller Schaden entsteht.