Moderne Unternehmen aller Branchen kommen im technologischen Zeitalter nicht um die Nutzung einer Vielzahl unterschiedlicher IT-Software-Systemen vorbei. Hierzu zählen etwa Warenwirtschaftssysteme, Personalinformationssysteme oder Lohn- und Gehaltsprogramme. Für eine effektive Gestaltung von Arbeitsabläufen ist die Kommunikation und der Datenaustausch zwischen den verschiedenen Systemen essentiell, auch wenn sie von unterschiedlichen Herstellern stammen. Dies ist im Besonderen für Arbeitsabläufe wichtig, die häufig stattfinden und viele Mitarbeiter nutzen, wie zum Beispiel bei der Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, Abrufen von Kantinendaten oder bei der Produktion. Für eine reibungslose Verbindung verschiedener IT-Systeme greifen moderne Unternehmen auf die sogenannte Schnittstellenintegration zurück, die als Datenübermittler und Verbindungsstück eingesetzt werden und eine automatisierte Datenübertragung ermöglichen.
Welche Funktion erfüllt eine Schnittstelle?
Der Begriff „Schnittstelle“ ist auch unter der englischen Bezeichnung „Interface“ bekannt. Ganz grundlegend meint das Interface definitorisch eine Übergangsstelle, bei der ein Input zu einem Output umgewandelt wird. Bei Software-Schnittstellen interagieren verschiedene Komponenten von Software miteinander und tauschen Daten oder Kommandos aus. Dies geschieht beispielsweise dann, wenn Daten einer Personalbefragung von einer Survey-Software in ein Statistikprogramm übertragen werden. Solche Software-Schnittstellen erweisen sich insbesondere im Unternehmenskontext als relevant.
Software-Schnittstellen ermöglichen eine nahtlose Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Systemen. Einen Datenaustausch manuell durchführen zu lassen, ist mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand sowie höheren Fehlerrisiken verbunden. Insbesondere, wenn betroffene Systeme häufig genutzt und von großer Bedeutung für betriebliche Prozesse sind, ist der Verzicht auf Schnittstellen eine äußerst ineffiziente Entscheidung. Auch neue Systeme werden mithilfe von Schnittstellen an Bestandsprogramme angebunden, was etwa durch Schnittstellen zu großen Programmen wie Datev, Dynamics 365 oder SAP einen vollautomatisierten Datenexport ermöglicht.
Software-Schnittstellen können im Unternehmenskontext an verschiedensten Stellen zum Einsatz kommen. Human Resources Schnittstellen beziehen sich etwa auf die Datenverbindung zu ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning System) sowie Lohn- und Gehaltsprogrammen.
Auch im Bereich E-Commerce ermöglichen Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen, Marktplätzen oder Zahlungsdienstleistern eine Automatisierung.
Schnittstellen ermöglichen eine stetige Ergänzbarkeit von Systemen und lassen in ihrer „Übersetzer-Rolle“ eine Skalierbarkeit von Daten zu. Sie erlauben dadurch eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit für Unternehmen, selbst im Rahmen von langen Service-Verträgen. Unternehmen können zunächst bedarfsorientiert anfordern und zahlen, was sie brauchen und etwaige Ergänzungen für Systeme auch im Nachhinein durch Schnittstellen integrieren.
Wie unterscheiden sich Schnittstellen und die sogenannte Schnittstellenintegration?
Neben den klassischen Schnittstellen, die als Übertragungseinheit zwischen Systemen dienen, kennt die Informatik auch die verwandte, gar gegenteilige, Schnittstellenintegration. Häufig findet eine synonymische Verwendung der Begrifflichkeiten statt, obwohl die technologischen Differenzen eine Unterscheidung durchaus notwendig macht.
Oft werden Schnittstellen dann relevant, wenn neue oder bestehende Programme an das ERP-System angebunden werden sollen. Dieses fungiert quasi als Daten- und Koordinationszentrum. Die Anbindung neuer Programme an das ERP-System erfordert dann Schnittstellen, wenn die Kommunikation zwischen den beiden Systemen andernfalls nicht möglich wäre. Das Interface übersetzt die Daten des neuen Programms dann auf eine Weise, die das ERP-System versteht und andersherum.
Bei einer Schnittstellenintegration ist diese Übersetzung nicht notwendig. Neue Programme werden hier direkt in die Datenbasis des ERP-Systems eingebettet. Das ist möglich, wenn beide Systeme sozusagen die gleiche Sprache sprechen. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein SAP ERP-System verwendet wird und weitere SAP-Systeme integriert werden sollen. Die Applikationen greifen dann auf eine gemeinsame Datenbasis zurück und eine Schnittstelle ist als übersetzender Kommunikator nicht notwendig. Vielmehr findet bei der Schnittstellenintegration eine Reduzierung und Vermeidung potenzieller Interfaces statt.
Wann werden Schnittstellen und wann Schnittstellenintegration eingesetzt?
Die Entscheidung zwischen der Anbindung von Systemen mithilfe eines Interfaces oder einer Schnittstellenintegration ist, wie erläutert, davon abhängig, ob die betroffenen Programme ohne Schnittstelle miteinander kommunizieren können. Ansonsten entscheiden externe und individuelle Anforderungen, auf welche Verbindungsweise die Wahl fällt. Beide Methoden weisen ihre eigenen Vor- und Nachteile auf.
Schnittstellen im klassischen Sinn sind im Falle heterogener Daten unumgänglich. Sie werden des Weiteren auch dann eingesetzt, wenn das ERP-System und das neue Programm unabhängig voneinander betrieben werden sollen. Findet eine Aktualisierung von einem der beiden Systeme statt, ist dementsprechend aber auch eine Anpassung der Schnittstelle erforderlich. Dies führt dazu, dass Interfaces fortwährend angepasst werden müssen. Auch erweisen sich Fehlerquellen als schwerer auffindbar. Ist eine Schnittstellenintegration aufgrund fehlender Kompatibilität nicht möglich, müssen Schnittstellen bei der Einführung und Anbindung neuer Programme immer wieder neu programmiert werden. Da vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen nur selten über eigene IT-Abteilungen verfügen, ist die Zusammenarbeit mit unternehmensexternen Spezialisten fortlaufend unumgänglich. Dies verursacht mit jeder neuen, benötigten Schnittstelle finanzielle Ausgaben und Transaktionskosten.
Die Schnittstellenintegration verbindet neue Programme mit bestehenden Systemen, indem diese auf eine gemeinsame Datenbasis zurückgreifen. Durch eben diese Integration neuer Systeme in ein Bestandsprogramm reduziert das Vorgehen im Vergleich zur Programmierung neuer Schnittstellen die Zahl potenzieller Fehlerquellen, ebenfalls muss bei Aktualisierungen kein Interface angepasst werden. Schnittstellenintegration ist nicht immer möglich und besitzt außerdem den Nachteil, dass die integrierten Programme nicht mehr unabhängig funktionieren können. Das bedeutet: Wird ein System etwa in das ERP-System integriert, so lässt es sich im Falle eines Fehlers auf Seiten des ERP-Systems dann auch nicht mehr nutzen.
Wofür sollte man sich entscheiden?
Wenn Software miteinander verbunden oder ein neues Programm an ein bereits bestehendes verknüpft werden soll, ist die Entscheidung für Schnittstellen oder Schnittstellenintegration eine Frage der Kompatibilität. Der Einsatz von Schnittstellen ist in einigen Fällen nicht zu vermeiden. Auch, wenn die Zahl der geplanten Schnittstellen niedrig ist, entstehen vergleichsweise bewältigbare Programmierungs-, Aktualisierungs- und Transaktionskosten. Doch ist geplant, eine umfangreiche Menge an Programmen etwa mit dem ERP-System zu verbinden, erweist sich die Schnittstellenintegration als deutlich effizienter.