Auch in Zeiten der Digitalisierung bleibt der Drucker im Unternehmen mitunter ein unverzichtbares Arbeitsmittel. Verträge, Rechnungen, Präsentationen oder interne Dokumente müssen oft in analoger Form vorliegen. Zudem legen manche Mitarbeitende Wert darauf, Texte auf Papier zu lesen oder Notizen zu machen. Die Wahl des richtigen Druckers hängt von vielen Faktoren ab – darunter die Unternehmensgröße, die Art der zu druckenden Dokumente und persönliche Präferenzen.
Darum bleiben Drucker unverzichtbar
Obwohl sich immer mehr Arbeitsprozesse digitalisieren, gibt es nach wie vor viele Situationen, in denen ein Drucker notwendig ist. Besonders in Branchen wie dem Rechtswesen, der Buchhaltung oder dem Gesundheitswesen sind analoge Dokumente weiterhin ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags. Verträge und vertrauliche Dokumente lassen sich meistens nicht ausschließlich digital abwickeln, da Unterschriften in Papierform gefordert werden oder gesetzliche Vorgaben den genauen Umgang festlegen. Auch der persönliche Arbeitsstil spielt eine Rolle: Manche Mitarbeitende empfinden es als angenehmer, auf Papier zu lesen oder handschriftliche Anmerkungen zu machen. Zudem gibt es Situationen, in denen Ausdrucke als Backup dienen, falls digitale Systeme ausfallen oder Daten verloren gehen. Daher gehört ein zuverlässiger Drucker zur Grundausstattung jedes Unternehmens.
Tintenstrahldrucker – flexibel und kostengünstig
Tintenstrahldrucker sind eine beliebte Wahl für kleine Unternehmen oder Abteilungen mit moderatem Druckaufkommen. Sie sind vergleichsweise günstig in der Anschaffung und können sowohl Textausdrucke als auch farbige Ausdrucke und Fotos in guter Qualität erstellen. Besonders für Unternehmen, die regelmäßig Grafiken, Marketingmaterial oder Präsentationen drucken, kann ein Tintenstrahldrucker eine sinnvolle Wahl sein. Allerdings sind die Betriebskosten oft höher als bei anderen Druckerarten, da Tintenpatronen regelmäßig ausgetauscht werden müssen. Zudem ist die Druckgeschwindigkeit niedriger als beim Laserdrucker, was bei größeren Druckaufträgen zu Verzögerungen führen kann.
Laserdrucker – ideal für hohes Druckvolumen
Laserdrucker sind besonders für mittlere bis große Unternehmen geeignet, die täglich große Mengen an Dokumenten drucken. Diese Drucker arbeiten mit Toner anstatt von Tinte und bieten eine hohe Druckgeschwindigkeit sowie eine präzise Druckqualität. Vor allem Schwarz-Weiß-Laserdrucker sind sehr effizient und eignen sich hervorragend für Textdokumente. Ein weiterer Vorteil ist die Langlebigkeit: Tonerkartuschen müssen seltener gewechselt werden als Tintenpatronen, was langfristig die Kosten senkt. Farbige Laserdrucker sind ebenfalls eine Möglichkeit, jedoch teurer in der Anschaffung und im Unterhalt. Unternehmen, die regelmäßig farbige Dokumente drucken, sollten daher abwägen, ob sich ein Farblaserdrucker lohnt oder ob ein separater Tintenstrahldrucker für diesen Zweck ausreicht.
Multifunktionsdrucker: Drucken, Scannen und Kopieren in einem
Immer mehr Unternehmen setzen auf Multifunktionsdrucker, die neben dem Drucken auch Funktionen wie Scannen, Kopieren und teilweise sogar Faxen bieten. Diese Geräte sind besonders platzsparend und praktisch, da sie mehrere Bürogeräte in einem vereinen. Es gibt sie sowohl als Tintenstrahl- als auch als Multifunktionslaserdrucker, sodass sie sich für verschiedene Anforderungen eignen. Besonders in kleinen Unternehmen, die viel drucken, oder in Büros mit begrenztem Platzangebot können sie eine sinnvolle Lösung sein. Abteilungen, in denen regelmäßig Dokumente digitalisiert werden müssen, profitieren von einem solchen Gerät.
Spezialdrucker für besondere Anforderungen
Neben den klassischen Druckerarten gibt es spezielle Geräte für besondere Anforderungen. Etikettendrucker werden beispielsweise im Handel oder in der Logistik genutzt, um Versandetiketten oder Barcodes zu drucken. Fotodrucker eignen sich für Unternehmen, die hochwertige Bilddrucke benötigen – beispielsweise in der Werbebranche oder im Designbereich. Großformatdrucker sind eine weitere Option für Unternehmen, die Plakate, Baupläne oder andere großflächige Dokumente erstellen. Diese Geräte kommen häufig in Architektur- oder Ingenieurbüros zum Einsatz.
Drucklösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen
Die Wahl des richtigen Druckers hängt stark von der Größe des Unternehmens ab. In kleinen Betrieben reicht oft ein einzelner Multifunktionsdrucker aus , der von allen Mitarbeitenden genutzt werden kann. Mittelgroße Unternehmen benötigen meist mehrere Drucker, um verschiedene Abteilungen effizient zu versorgen. Große Unternehmen setzen immer mehr auf zentrale Druckstationen mit leistungsstarken Laserdruckern, die über das Netzwerk von mehreren Arbeitsplätzen aus angesteuert werden können.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Benutzerfreundlichkeit. Während einige Mitarbeitende Wert auf einfache Bedienung legen, bevorzugen andere erweiterte Funktionen wie Cloud-Druck oder mobiles Drucken von Smartphone und Tablets. Gemeinsam mit der Digitalisierung von Vorgängen in Unternehmen wird es immer wichtiger, gut vor Cyberkriminalität geschützt zu sein. Inzwischen sind fast alle Drucker über WLAN mit anderen Geräten verbunden. Das erfordert erhöhte Sicherheitsstandards, damit vertrauliche Dokumente nicht abgegriffen werden können. Moderne Drucklösungen bieten mitunter eigene Sicherheitsvorkehrungen. Trotzdem sollte das Thema nicht in den Hintergrund geraten.
