Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, eine Lohnabrechnung durchzuführen. Die manuelle Abrechnung geht allerdings mit einigen Nachteilen einher. Daher steigen immer mehr Unternehmen auf Cloud-Lösungen um. Das liegt daran, dass die cloudbasierte Lohnbuchhaltung mit einigen Vorteilen verbunden ist, die zu einer Steigerung der Produktivität innerhalb des Betriebs beitragen.
Darum ist die Lohnbuchhaltung für Unternehmen wichtig
Für Unternehmen ist die Lohnbuchhaltung besonders wichtig, weil sie dem Gesetzgeber als verbindlicher Nachweis bezüglich einiger wichtiger Faktoren dient. Zu diesen zählen:
- Bruttogehalt
- Sozialversicherungsbeiträge
- Steuern
- Zu- oder Abschläge
Damit es nicht zu Problemen mit dem Finanzamt kommt, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sämtliche Beträge korrekt berechnet werden. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen stehen hier meist vor Problemen, da es oftmals an Mitarbeitern sowie Know-how fehlt. Um Fehler bei der Abwicklung der Lohnbuchhaltung zu vermeiden, sollte dieser Bereich durch die Nutzung einer cloudbasierten Lohnbuchhaltungssoftware digitalisiert werden. Das führt zu einer geringeren Fehleranfälligkeit, da eine Software im Gegensatz zu Mitarbeitern sämtliche Daten korrekt überträgt. Zudem wirkt sich die Digitalisierung der Lohnbuchhaltung positiv auf die Effizienz sowie die Kostenstruktur aus. Schließlich können sich Mitarbeiter wieder auf wichtigere Tätigkeiten konzentrieren, statt sich mit der Dateneingabe zu beschäftigen. Wenn sich Unternehmen auf das Kerngeschäft konzentrieren möchten, macht eine Auslagerung der Lohnbuchhaltung an einen hierauf spezialisierten Dienstleister Sinn. Das ist vor allem für stark wachsende Unternehmen wie Algea Care von großem Vorteil. Grund hierfür ist die Entlastung bei der Abwicklung der Lohnbuchhaltung, sodass auch ohne die Einstellung neuer Mitarbeiter eine hohe Skalierbarkeit gegeben ist.
Bedingungen für die rechtsgültige Bereitstellung der Lohnabrechnung
Unternehmen müssen einige Voraussetzungen beachten, wenn die digitale Lohnabrechnung rechtskonform sein soll. Hierzu zählen die folgenden Faktoren:
- Zugänglichkeit
- Zustellung
- Zustimmung der Mitarbeiter
Mitarbeiter müssen jederzeit Zugang zu den Abrechnungen haben. Weiterhin muss gewährleistet werden, dass Mitarbeiter die Abrechnungen speichern und ausdrucken können. Darüber hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Abrechnungen dem jeweiligen Empfänger erfolgreich zugestellt werden. Die Bereitstellung über ein Online-Portal ist nicht ausreichend. Zudem ist eine elektronische Übermittlung der Lohnabrechnung nur möglich, wenn der jeweilige Mitarbeiter dieser zuvor zugestimmt hat. Neben diesen Voraussetzungen sollten Unternehmen auch dafür sorgen, dass die Lohnabrechnungen über einen Zeitraum von mindestens 6 Jahren sicher aufbewahrt werden. Grund hierfür ist, dass die Dokumente als Nachweis gegenüber Behörden wie dem Finanzamt dienen. Bei Bedarf müssen diese daher vorhanden sein und vorgezeigt werden.
Auswahl einer passenden Software
Für die Digitalisierung der Lohnbuchhaltung gibt es zahlreiche Softwarelösungen, wobei sich die jeweiligen Angebote zum Teil stark voneinander unterscheiden. Es gibt einige Kriterien, auf die Unternehmen besonders achten sollten. Zu diesen gehören unter anderem:
- Benutzerfreundlichkeit
- Funktionsumfang
- Anpassbarkeit
- Kosten
- Kompatibilität
Die Benutzerfreundlichkeit spielt eine große Rolle, da sie große Auswirkungen darauf hat, wie effizient Mitarbeiter mit der Software umgehen können. Zudem lässt sich der mit der Einarbeitung neuer Mitarbeiter verbundene Zeitaufwand deutlich reduzieren, wenn sich die Software intuitiv bedienen lässt. Unternehmen sollten zudem darauf achten, dass sämtliche erforderlichen Funktionen in der Software enthalten sind. Bei Bedarf sollte die Software an neue Gegebenheiten angepasst werden können. Das ist vor allem für Unternehmen mit hohen Wachstumsraten wichtig, die schnell skalieren möchten. Die Kosten sind ebenfalls ein wichtiger Faktor, den es zu berücksichtigen gilt. Das Preis-Leistungs-Verhältnis sollte im Vergleich zur Konkurrenz gut abschneiden. Zusätzlich dazu sollten Unternehmen vor der Entscheidung für eine bestimmte Software in Erfahrung bringen, ob diese mit der bereits bestehenden IT-Infrastruktur kompatibel ist. Das ist wichtig, um Problemen beim Datenaustausch vorzubeugen.
