Mittlerweile werden zwar einige Prozesse digital abgewickelt, trotzdem benötigen auch heutzutage viele Unternehmen einen zu den eigenen Bedürfnissen passenden Drucker. Grund hierfür ist, dass viele Geschäftsprozesse das Ausdrucken von wichtigen Dokumenten erforderlich machen. Hierzu zählt unter anderem der Abschluss von Verträgen. Bei der Auswahl eines geeigneten Druckers für Unternehmen müssen allerdings einige wichtige Faktoren berücksichtigt werden. 

Darum lohnt sich die Investition in einen hochwertigen Drucker

Die Anschaffung eines hochwertigen Multifunktionsdruckers lohnt sich für viele Unternehmen. Grund hierfür ist, dass diese über einige für Firmen nützliche Funktionen verfügen. Zu diesen zählen:

• Drucken
• Scannen
• Kopieren
• Faxen

Das führt dazu, dass Unternehmen nicht mehrere Geräte anschaffen müssen, was sich sowohl positiv auf den Platzbedarf innerhalb des Büros als auch auf die anfallenden Kosten auswirkt. Welcher Drucker für das eigene Büro angeschafft werden sollte, hängt von den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. Dementsprechend sollten Firmen vor der finalen Entscheidungsfindung einige Geräte genauer unter die Lupe nehmen. Es gibt Webseiten, die sich auf den Druckerbereich spezialisiert haben und auf denen beispielsweise beliebte HP LaserJet Pro M-Farbdrucker im Vergleich gegenübergestellt werden. Diese bieten Unternehmen eine großartige Möglichkeit, um einen Überblick über zuverlässige Modelle zu erhalten. Auch ohne Expertenwissen im Druckerbereich lässt sich somit eine sinnvolle Entscheidung für einen bestimmten Drucker treffen. 

Höhe der Anschaffungs- und Instandhaltungskosten

Ein wesentlicher Faktor bei der Anschaffung eines Druckers stellen die Kosten dar, die mit seiner Anschaffung verbunden sind. Dabei müssen Unternehmen neben dem Kaufpreis auch auf die laufenden Kosten achten, die durch den Betrieb des Druckers entstehen. Bei der Aufstellung der laufenden Kosten sollten die folgenden Faktoren berücksichtigt werden:

• Wartungskosten
• Energieverbrauch
• Preise für Tinte und Toner

Durch ein hohes Druckvolumen entstehen mitunter nicht unbeträchtliche Kosten. Diese lassen sich unter Umständen reduzieren, wenn der Druckerhersteller ein Abonnement für Kartuschen und Patronen in das Angebot integriert. 

Integration in bestehende Systeme

Bei der Auswahl eines passenden Druckers müssen Unternehmen darauf achten, dass sich dieser ohne Probleme in die bereits bestehende IT-Infrastruktur integrieren lässt. Das Gerät sollte mit dem innerhalb des Unternehmens zum Einsatz kommenden Betriebssystem kompatibel sein. Lässt der Drucker eine Verbindung mittels Wi-Fi oder Bluetooth zu, stellt dies einen großen Vorteil dar, da dies eine drahtlose Verbindung möglich macht. Dementsprechend lässt sich der Druckvorgang in der Regel von jedem Gerät innerhalb des Büros aus starten. Schließlich verfügen mittlerweile fast alle Computer über einen Zugang zu Wi-Fi oder Bluetooth.

Diese Rolle spielt die Mitarbeiteranzahl bei der Druckerwahl

Soll ein Drucker für ein Büro angeschafft werden, muss auch die Anzahl der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Wenn viele Mitarbeiter den Drucker benutzen, sollte dieser über zusätzliche Papierfächer verfügen. Wird ein kleiner Drucker mit kleinem Papierfach gekauft, muss häufiger Papier nachgefüllt werden. Was sich nicht nach einem großen Nachteil anhört, stört die Effizienz innerhalb des Betriebs. Schließlich sollen sich die Mitarbeiter auf das Kerngeschäft fokussieren und sich nicht mit dem Nachfüllen von Druckerpapier beschäftigen. 

Garantie und technischer Support

Da es sich bei einem Drucker um ein technisches Gerät handelt, kann es zu Fehlfunktionen und Ausfällen kommen. Unternehmen sind auf die Funktionsfähigkeit des Druckers angewiesen, weshalb ein kompetenter technischer Support des Anbieters von großer Bedeutung ist. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass Probleme mit dem Drucker zeitnah behoben werden. Auch auf die Garantie sollte vor dem Kauf geachtet werden, damit bei einem Defekt gewährleistet ist, dass das Gerät bei Bedarf ohne zusätzliche Kosten ausgetauscht oder repariert wird. 

Auswirkungen auf die Umwelt

Immer mehr Verbraucher erwarten von Unternehmen, dass diese nachhaltig agieren und kaufen bewusst bei Marken ein, die ihren Fokus auf eine umweltschonende Produktion legen. Daher sollten Unternehmen bei der Anschaffung eines neuen Druckers auf eine gewisse Nachhaltigkeit achten. Eine hohe Energieeffizienz des Druckers bringt neben dem Umweltaspekt den Vorteil mit sich, dass geringere Energiekosten anfallen. Die Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks wirkt sich in der Regel positiv auf das Unternehmensimage aus, sodass dieser Faktor nicht vernachlässigt werden sollte.