Geschäftsreisen sind für viele ein wichtiger Bestandteil des Berufslebens, sei es für Meetings mit Kunden, Konferenzen oder interne Besprechungen in anderen Niederlassungen. Eine gute Vorbereitung ist essentiell, um unnötigen Stress zu vermeiden und die Reise so effizient wie möglich zu gestalten. Dabei spielen sowohl organisatorische Rahmenbedingungen als auch praktische Überlegungen eine Rolle.
Die richtige Planung: Reisedaten und Unterkunft klären
Eine Geschäftsreise beginnt nicht erst mit dem Kofferpacken, sondern mit der grundlegenden Organisation. Dazu gehört zunächst die Buchung der Unterkunft. Man sollte sich frühzeitig über Hotels oder alternative Übernachtungsmöglichkeiten informieren, um sicherzustellen, dass diese gut erreichbar sind und über die nötige Ausstattung verfügen. Die meisten Geschäftsreisenden bevorzugen Hotels mit einem schnellen Internetzugang, Tagungsräumen und einer guten Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr – es kann sich also durchaus lohnen, bei der Planung mitzuentscheiden.
Auch die Klärung der Reisedaten ist wichtig. Man sollte überprüfen, ob Termine vor Ort realistisch geplant sind und ausreichend Zeit für die An- und Abreise kalkuliert wurde ist. Besonders bei internationalen Reisen lohnt es sich, Zeitverschiebungen und mögliche Verzögerungen durch Sicherheitskontrollen oder Passformalitäten zu berücksichtigen.
Das Wichtigste einpacken: Was darf bei einer Geschäftsreise nicht fehlen?
Ein gut durchdachtes Gepäck erleichtert die Reise erheblich. Neben der üblichen Kleidung sollte man sicherstellen, dass alle geschäftlichen Unterlagen vorhanden sind. Dazu gehören gedruckte oder digitale Dokumente, Verträge, Präsentationen oder Notizbücher. Technische Geräte wie Laptop, Tablet und Smartphone sind unverzichtbar, ebenso wie die entsprechenden Ladegeräte und Adapter. Besonders bei internationalen Reisen sollte man sich vorher informieren, welche Steckdosenform im Zielland verwendet wird und ob ein spezieller Reiseadapter notwendig ist. Auch persönliche Gegenstände wie Hygieneartikel, Medikamente und eventuell eine kleine Reiseapotheke sollten eingeplant werden. Falls die Geschäftsreise mehrere Tage dauert, ist es ratsam, bequeme oder elegante Kleidung für den Abend oder für mögliche Networking-Veranstaltungen mitzunehmen.
Die Anreise: Verkehrsmittel und Mautgebühren beachten
Die Wahl des Verkehrsmittels hängt von der Entfernung und der gewünschten Flexibilität ab. Bei einer Reise mit dem Flugzeug sollte man sich frühzeitig um die Buchung kümmern, da Last-Minute-Tickets oft teuer sind. Zudem ist es ratsam, sich über Gepäckbestimmungen der Airline zu informieren, um zusätzliche Kosten am Flughafen zu vermeiden.
Falls man mit dem Auto unterwegs ist, gibt es einige Punkte zu beachten. In vielen Ländern besteht eine Mautpflicht, die entweder an Mautstationen entrichtet oder durch den Kauf einer Vignette im Voraus beglichen werden muss. In Europa betrifft dies unter anderem Länder wie Österreich, die Schweiz, Frankreich, Kroatien und Italien. Immer mehr Länder bieten auch online Vignetten an, man kann beispielsweise vor der Abreise eine digitale Vignette für Kroatien kaufen und ist so sorgenfrei unterwegs. Man sollte sich immer vor der Abreise über die jeweiligen Regelungen informieren, um unnötige Strafen oder Verzögerungen zu vermeiden.
Auch bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel wie Bahn oder Fernbussen lohnt sich eine frühzeitige Buchung. Dabei sollte man prüfen, ob es spezielle Geschäftsreisende-Tarife oder reservierte Bereiche mit WLAN und Steckdosen gibt, um während der Fahrt produktiv arbeiten zu können.
Finanzielle Aspekte und Reisedokumente organisieren
Vor der Abreise sollte man sicherstellen, dass alle notwendigen Dokumente griffbereit sind. Dazu gehören der Reisepass oder Personalausweis, gegebenenfalls ein Visum sowie Buchungsbestätigungen für Hotels und Verkehrsmittel. Wer mit dem Mietwagen unterwegs ist, muss zusätzlich den Führerschein und eine Kreditkarte für die Kaution bereithalten. Ein weiteres Thema sind die finanziellen Aspekte. In vielen Ländern ist das bargeldlose Zahlen weit verbreitet. Trotzdem ist es sinnvoll, eine kleine Menge Bargeld in der jeweiligen Landeswährung mitzunehmen. Falls eine Kreditkarte genutzt wird, sollte man sich vorher über mögliche Gebühren für Auslandstransaktionen informieren. Auch das Unternehmen muss über die anfallenden Reisekosten informiert werden, damit Spesenabrechnungen reibungslos erstattet werden können.
