Neues Büromaterial bestellen, eine digitale Lizenz erwerben oder eine Hotelrechnung bezahlen – wer seine Firmenkreditkarte zückt, hat dafür zahlreiche Gründe. Zwar ist die Karte für geschäftliche Ausgaben praktisch. Allerdings kann sie sich leicht zu einem Sicherheitsrisiko entwickeln. Etwa dann, wenn Unbefugte an die Bankdaten des Unternehmens gelangen und dieses dadurch schädigen.
Um Mitarbeitern dennoch ein bestimmtes Budget zur Verfügung zu stellen, kommt eine elektronische Bezahlkarte infrage.
Was ist eine Bezahlkarte und welche Vorteile bietet sie?
Laut Schätzungen mussten deutsche Unternehmen im Jahr 2024 durch Cyberkriminelle verursachte Schäden in Höhe von mehr als 179 Millionen Euro verkraften.
Dabei sind nicht nur einzelne Firmen betroffen, wie die 2025 veröffentlichte Wirtschaftsstudie des Digitalverbands Bitkom belegt. Ganze 87 Prozent der Unternehmen in der Bundesrepublik sahen sich laut ihr in den vergangenen zwölf Monaten mit mindestens einer Cyberattacke konfrontiert. Neben Spionage und Sabotage spielte dabei insbesondere der Diebstahl von Daten eine große Rolle.
Bereits der Verlust von Kunden- und Geschäftsdaten bedeutet für betroffene Firmen zumindest einen Imageschaden. Gelangen jedoch Bankdaten in die Hände Krimineller, droht vor allem aus finanzieller Sicht eine Katastrophe.
Unter diesem Gesichtspunkt hinterfragen immer mehr Entscheider die Vorzüge einer Firmenkreditkarte. Suchen sie nach einer Alternative, rückt zunehmend eine praktische Paysafecard in den Fokus.
Dahinter verbirgt sich ein elektronisches Prepaid-Zahlungsmittel für Onlineeinkäufe. Das Prinzip ähnelt dem einer Debitkarte: Statt auf einen Kreditrahmen zuzugreifen, wird die Karte mit einem bestimmten Guthaben aufgeladen. Der Wert liegt zwischen fünf und 100 Euro. Die Gültigkeit ist unbegrenzt.
Wer mit der Prepaid-Karte bezahlen möchte, benötigt ähnlich wie bei einer Kreditkarte einen PIN. Allerdings besteht er etwa bei einer Paysafecard nicht aus vier Ziffern, sondern umfasst ganze 16 Stellen. Wird der Code bei einem Online-Bezahlvorgang eingegeben, kann die geforderte Summe direkt vom Guthaben abgezogen werden.
Der große Unterschied zur Kreditkarte: An den Händler werden keine persönlichen Bank- oder Kontodaten übermittelt. Dadurch entfällt das Risiko, dass entsprechende Daten bei einem Cyberangriff oder einem Datenleck in fremde Hände geraten.
Wo sich Prepaid-Bezahlkarten im Unternehmenskontext nutzen lassen
Einem Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte auszuhändigen, erfordert ein gewisses Maß an Vertrauen. Nicht unbedingt, weil sich Angestellte selbst bereichern könnten. Ein größeres Problem besteht darin, dass die Kreditkarte möglicherweise verloren geht oder gestohlen wird.
Die sichere Alternative: Eine Online-Bezahlkarte auf Guthabenbasis. Hauptsächlich für geringe und sich wiederholende Online-Ausgaben kommt sie infrage. So können Mitarbeiter damit etwa Cloud-Dienste nutzen oder Software-Abonnements bezahlen.
Ebenfalls sind Prepaid-Karten eine sinnvolle Lösung, um Teams ein bestimmtes Budget für Werbekampagnen oder andere Projekte zur Verfügung zu stellen.
Tipp: Auch für die Mitarbeitermotivation eignen sich die Bezahlkarten. So können sie bei bestimmten Teammeetings genutzt werden, um online Snacks zu bestellen.
Bezahlkarten bieten Kostenkontrolle und Sicherheit
Anders als eine Firmenkreditkarte besitzt eine Prepaid-Karte keinen Kreditrahmen, der sich ausschöpfen lässt. Stattdessen befindet sich auf ihr ein im Vorfeld festgelegter und somit begrenzter Betrag. Dieses Budget zu überschreiten, ist technisch nicht möglich.
Werden die Online-Bezahlkarten also an Mitarbeiter, Projekt- oder Abteilungsleiter gegeben, können sie ausschließlich das ihnen zugeteilte Guthaben nutzen. Für Unternehmen bedeutet das die volle Kostenkontrolle, denn unvorhergesehene Mehrausgaben lassen sich nicht realisieren.
Zudem bieten Prepaid-Karten gleich in zweierlei Hinsicht mehr Sicherheit. Einerseits geben sie keine sensiblen Bankdaten weiter. Andererseits verleiten sie nicht zu einem Missbrauch des verfügbaren Budgets.
Was es bei Online-Bezahlkarten zur beachten gibt
Bevor sich Firmen für die Einführung von Prepaid-Karten entscheiden, sollten sie sich umfassend über ihre Vor- und Nachteile informieren. So könnten etwa folgende Punkte im Unternehmensalltag zu Problemen führen:
- Ohne einen Account liegt das maximale Zahlungslimit von Prepaid-Karten meist bei 50 Euro. Höhere Zahlungen sind nur möglich, wenn man sich beim jeweiligen Anbieter anmeldet.
- Grundsätzlich ist die Nutzung von Online-Bezahlkarten kostenfrei. Jedoch können unter bestimmten Bedingungen Gebühren anfallen, etwa bei langer Inaktivität oder einer Währungsumrechnung.
- Rücküberweisungen auf das Firmenkonto sind bei Prepaid-Karten meist nicht möglich. Wird der Service doch angeboten, ist er in der Regel kostenpflichtig.
Zudem sollte bedacht werden, dass Online-Bezahlkarten anders als Firmenkreditkarten keine Dokumentation der Geschäftsausgaben ermöglichen. Statt eine automatische Belegerfassung nutzen zu können, müssen alle Ausgaben manuell vermerkt werden.
