Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, gelten seit 2015 für alle Unternehmen in Deutschland. Auf den ersten Blick mag das nach trockener Bürokratie klingen, doch tatsächlich betreffen die GoBD auch Kleinunternehmer. Denn wer Rechnungen schreibt, Einnahmen dokumentiert oder digitale Belege aufbewahrt, muss diese Vorgaben einhalten. Die Alternative sind finanzielle Nachteile bei der Betriebsprüfung oder sogar Schätzungen durch das Finanzamt. Es lohnt sich also, sich ausführlich zu informieren. Klare Hinweise gibt es zum Beispiel im eBook zu den GoBD.

Die Kernpunkte der GoBD im Überblick

Die GoBD schreiben nicht vor, mit welcher Software Kleinunternehmer arbeiten müssen. Sie definieren aber die Anforderungen, die ein solches System erfüllen muss. Da wäre zum Beispiel das Thema Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, in dessen Sinne sich jeder Geschäftsvorfall lückenlos dokumentieren lassen muss. Zum anderen dürfen erstellte Belege nicht ohne Protokollierung verändert werden und jede Einnahme und Ausgabe ist aufzuzeichnen. Außerdem müssen Belege und Dokumente systematisch abgelegt und in der Regel zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Auch wenn die Versuchung als Kleinunternehmer groß ist, Rechnungen, Kassenberichte und digitale Belege einfach in Excel-Tabellen zu verzeichnen, fordert das Finanzamt klare Strukturen und Ablagen, die sich auch Jahre später noch aufrufen lassen.

Praktische Umsetzung für kleine Betriebe

Was kompliziert klingt, kann im Grunde ganz einfach sein. Viele kleine Unternehmen setzen heute auf cloudbasierte Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme, die automatisch revisionssichere Abläufe integrieren und somit alle Daten speichern. Solche Systeme sorgen dafür, dass Änderungen nachvollzogen werden und Belege nicht einfach verschwinden können. Auch wer vorerst mit einfachen Lösungen arbeitet, sollte zumindest darauf achten, Rechnungen elektronisch zu speichern und PDF-Dateien regelmäßig zu sichern, anstatt sie nur lokal abzulegen. Eingangsrechnungen und Quittungen sollten außerdem zeitnah eingescannt und in der richtigen Ablage gespeichert werden. Muss etwas nachträglich geändert werden, muss dabei immer sowohl das Datum als auch die Begründung vermerkt sein. Auch die Verfahrensdokumentation, also ein kurzer Leitfaden dazu, wie Belege im Betrieb verarbeitet werden, ist verpflichtend.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Viele Kleinunternehmer unterschätzen die Anforderungen und verlassen sich auf Papierordner oder einfache Excel-Tabellen. Spätestens bei einer Prüfung gelten digital erstellte Belege aber auch als digitale Dokumente und müssen damit den GoBD-Vorgaben entsprechen. Sie einfach auszudrucken reicht also nicht aus. Genauso riskant ist es, Belege ohne klare Ordnerstruktur oder ohne Backups aufzubewahren, denn wenn die Daten verloren gehen, fehlen Nachweise und die Steuern werden einfach geschätzt. Im Zweifelsfall sorgt das für den entscheidenden Nachteil, der am Ende bares Geld kostet.

Ordnung schafft Sicherheit

Fest steht also, dass auch Kleinunternehmer nicht um die GoBD herumkommen. Und tatsächlich sollten sie das auch nicht wollen. Denn die GoBD mögen zwar wie ein bürokratisches Hindernis aussehen, sind aber eigentlich ein klarer Rahmen, der Kleinunternehmern Sicherheit bietet. Es lohnt sich, sich schon früh mit den Vorgaben auseinanderzusetzen und sich dadurch später Ärger mit dem Finanzamt zu ersparen und gleichzeitig von mehr Struktur im betrieblichen Alltag zu profitieren. Moderne Buchhaltungslösungen nehmen einem dabei viele Pflichten ab und helfen, gesetzliche Vorgaben ohne großen Aufwand einzuhalten. Für Kleinunternehmer gilt also, besser rechtzeitig die Abläufe anzupassen, als bei einer Betriebsprüfung böse Überraschungen zu erleben.