Immer mehr unternehmensinterne Prozesse werden digital durchgeführt. Das liegt daran, dass Unternehmen den Zeit- sowie Arbeitsaufwand deutlich reduzieren und Kosten sparen können, wenn sie zunehmend digitale Prozesse in den Unternehmensalltag integrieren. Dabei gibt es einige digitale Tools, die Unternehmen bei der Digitalisierung von Arbeitsabläufen unterstützen.

Einsatz von Projektmanagement-Tools

Unternehmen verfügen in der Regel über verschiedene Abteilungen und Teams, die an jeweils unterschiedlichen Projekten arbeiten. Damit diese Projekte rechtzeitig und ohne böse Überraschungen abgewickelt werden können, bedarf es eines effizienten Projektmanagements. Hier schaffen digitale Projektmanagement-Tools Abhilfe, indem sie Unternehmen bei den folgenden Tätigkeiten unterstützen:

• Vergabe und Verwaltung von Aufgaben
• Erstellung von Zeitplänen
• Definition von Prioritäten
• Zuweisung von Ressourcen
• Berichterstattung und Visualisierung

Ein digitales Projektmanagement-Tool sorgt dafür, dass Aufgaben gezielt vergeben werden, sodass sämtliche Teams inklusive der Mitglieder stets wissen, wer die Verantwortung für die jeweilige Aufgabe trägt. Auf diese Weise lassen sich Missverständnisse vermeiden. Zudem wird sichergestellt, dass nicht versehentlich mehrere Mitarbeiter an der gleichen Aufgabe arbeiten. Die Erstellung von Zeitplänen führt dazu, dass Fristen eingehalten werden. Sollten Engpässe auftreten, die den Zeitplan gefährden, werden diese frühzeitig erkannt, sodass entsprechende Gegenmaßnahmen ergriffen werden können. Die Definition von Prioritäten stellt sicher, dass Mitarbeiter ihren Fokus auf die Aufgaben richten, die den größten Mehrwert für das jeweilige Projekt schaffen. Da Unternehmen lediglich über begrenzte Ressourcen verfügen, bedarf es einer realistischen Projektplanung, bei der eine klare Ressourcenzuweisung durchgeführt wird. Moderne Projektmanagement-Tools sind in der Lage, Unternehmen einen Überblick über den Fortschritt von Projekten und einzelnen Aufgaben in Echtzeit zu übermitteln. Selbst komplexe Daten lassen sich mithilfe von Diagrammen visualisieren, sodass Führungskräfte stets auf dem aktuellen Stand sind und bei Problemen frühzeitig eingreifen können. 

Durchführung von Meetings und Vorträgen

Wenn Mitarbeiter für ein Meeting oder Vortrag den Standort wechseln müssen, ist dies mit einem gewissen Zeitaufwand sowie Kosten verbunden. Aufgrund der Digitalisierung ist ein Wechsel des Standorts aber nicht mehr zwingend erforderlich. Grund hierfür ist, dass Unternehmen über entsprechende digitale Tools Meetings sowie Vorträge auch online abhalten können. Eine Online-Veranstaltung lässt sich zum Beispiel über einen Webcast durchführen. Hierbei handelt es sich um eine Methode, bei der Bild und Ton über das Internet übermittelt werden. Das bedeutet, dass Mitarbeiter die Möglichkeit haben, von ihrem Arbeitsplatz aus an der Veranstaltung teilzunehmen. Unternehmen sparen einiges an Ressourcen, wenn Mitarbeiter keinen langen Anfahrtsweg in Kauf nehmen müssen, um an einem thematisch relevanten Vortrag teilzunehmen. Ein weiterer wesentlicher Vorteil von Online-Veranstaltungen besteht darin, dass sich diese in der Regel aufzeichnen lassen. Dementsprechend muss eine Schulung nur einmal erstellt werden. Anschließend kann diese bei Bedarf von Mitarbeitern jederzeit wiederholt werden. Es stellt somit kein Problem mehr dar, wenn ein Mitarbeiter am Tag der Schulung aufgrund von Krankheit abwesend war. 

Digitalisierung der Buchhaltung

Die Buchhaltung lässt sich mittels digitaler Tools automatisieren, sodass weniger manuelle Arbeitsschritte erforderlich sind. Das wirkt sich positiv auf die Effizienz aus, da sich der Zeitaufwand für die Abwicklung buchhalterischer Prozesse deutlich reduziert. Die Integration einer modernen Buchhaltungssoftware in den Unternehmensalltag führt unter anderem zur Automatisierung der folgenden Tätigkeiten:

• Erstellung und Versand von Rechnungen sowie Mahnungen
• Überwachung von Zahlungseingängen
• Verwaltung von Belegen
• Kategorisierung von Ausgaben
• Erstellung von Finanzberichten

Ein weiterer wesentlicher Vorteil einer digitalisierten Buchhaltung besteht darin, dass sich die Fehleranfälligkeit verringert. Das liegt daran, dass einer Buchhaltungssoftware bei der Dateneingabe keine Konzentrationsfehler unterlaufen. 

Nutzung von CRM-Systemen

Bei einem sogenannten CRM-System (Customer Relationship Management) handelt es sich um eine zentrale Kundendatenbank, die sämtliche Informationen über Kunden speichert. Hierzu zählen unter anderem:

• Historie
• Kaufverhalten
• Supportanfragen

Ein solches System sorgt dafür, dass Mitarbeitern jederzeit alle über einen Kunden im Laufe der Zeit angesammelten Informationen mit einem Klick zur Verfügung stehen. Das spart Unternehmen nicht nur jede Menge Zeit bei der Abwicklung von Supportanfragen, sondern ermöglicht auch die Optimierung von Kundenbeziehungen. Das liegt daran, dass Unternehmen die Kommunikation mit dem Kunden besser an seine Wünsche und Bedürfnisse anpassen können. Es lassen sich personalisierte Kampagnen erstellen, die aufgrund von passenden Empfehlungen deutlich höhere Abschlussraten aufweisen.