Die Frage danach, ob ein Arbeitgeber von seinen Beschäftigten verlangen darf, den privaten PKW für betriebliche Zwecke einzusetzen, beschäftigt regelmäßig Arbeitsgerichte. Vor allem in aktuellen Zeiten knapper Budgets oder flexibler Einsatzplanung ist die Versuchung groß, auf die vorhandenen Fahrzeuge der Belegschaft zurückzugreifen. Doch die rechtlichen Rahmenbedingungen sind komplex und für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber mit erheblichen Risiken verbunden.

Grundsatz: Kein Anspruch ohne Vereinbarung

Zunächst gilt Folgendes: Ohne ausdrückliche Vereinbarung kann ein Arbeitgeber nicht verlangen, dass Beschäftigte ihr privates Auto für dienstliche Fahrten nutzen. Der Arbeitsvertrag selbst gibt in der Regel nur Auskunft über Arbeitszeit, Tätigkeit und Vergütung, nicht jedoch über die Verpflichtung zur Nutzung eines Privatfahrzeugs.

Fehlt eine vertragliche Grundlage, besteht also keine Pflicht, den eigenen PKW einzusetzen. Dies wurde mehrfach von Gerichten bestätigt. Arbeitgeber müssen also entweder eine entsprechende Klausel im Vertrag aufnehmen oder mit den Beschäftigten eine Zusatzvereinbarung treffen.

Kostenfrage: Wer trägt das Risiko?

Die Nutzung des privaten PKW verursacht zunächst natürlich Kosten. Von Benzin über Verschleiß bis hin zu erhöhten Versicherungsprämien. Wer den Einsatz verlangt, muss also auch diese Kosten tragen. In der Praxis geschieht dies meist über Kilometerpauschalen oder feste Erstattungen.

Allerdings ist hier besondere Vorsicht geboten:

  • Kilometerpauschalen (beispielsweise 0,30 € pro Kilometer) orientieren sich an steuerrechtlichen Vorgaben, decken jedoch nicht zwingend alle realen Kosten.
  • Schadensfälle sind außerdem besonders problematisch. Wenn das Auto bei einer dienstlichen Fahrt beschädigt wird, stellt sich die Frage, ob die Haftpflicht- oder Kaskoversicherung greift und inwieweit der Arbeitgeber haften muss.

Rechtlich ist natürlich anerkannt, dass ein Arbeitnehmer nicht auf seinen Kosten sitzen bleiben darf, wenn er im Auftrag des Arbeitgebers handelt. Trotzdem gibt es immer wieder Streitigkeiten über die Höhe der Erstattung.

Versicherung und Haftung

Die Haftungsfrage gehört in diesem Bereich wahrscheinlich zu den größten Unsicherheiten. Grundsätzlich gilt:

  • Verursacht der Arbeitnehmer einen Unfall mit seinem Privatwagen im Rahmen einer Dienstfahrt, haftet er gegenüber Dritten über seine eigene Kfz-Versicherung.
  • Der Arbeitgeber ist jedoch verpflichtet, den Mitarbeiter von Schäden freizustellen, die über den normalen Gebrauch hinausgehen.

Kommt es demzufolge zu einem Schaden am Fahrzeug, muss der Arbeitgeber zumindest anteilig für die Kosten aufkommen. Insbesondere dann, wenn die private Kaskoversicherung nicht greift oder Selbstbeteiligungen fällig werden. Ein vollständiger Ausschluss der Arbeitgeberhaftung ist arbeitsrechtlich nicht zulässig.

Mitbestimmung und Grenzen

Auch das Betriebsverfassungsrecht setzt bestimmte Grenzen. Soll der Einsatz privater Fahrzeuge zur Regel werden, unterliegt dies der Mitbestimmung des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG). Arbeitgeber können also nicht einseitig anordnen, dass bestimmte Tätigkeiten grundsätzlich mit dem Privat-PKW erledigt werden müssen.

Arbeitnehmer dürfen also die Nutzung verweigern, wenn keine Vereinbarung existiert oder wenn unklare Kostenregelungen bestehen. Ein Zwang wäre ein Verstoß gegen das Direktionsrecht des Arbeitgebers.

Praktische Empfehlungen

Damit Konflikte gar nicht erst entstehen, sollten zunächst klare Regelungen getroffen werden:

  • Schriftliche Vereinbarungen über den Einsatz privater Fahrzeuge
  • Eindeutige Festlegung der Kostenübernahme (Kilometerpauschale oder Vollerstattung)
  • Regelungen zur Haftung bei Schäden und Selbstbeteiligungen
  • Überprüfung des Versicherungsschutzes vor der ersten Dienstfahrt

So lassen sich rechtliche Risiken minimieren und Transparenz für beide Seiten schaffen.

Kritische Bewertung

Die Nutzung privater PKW kann kurzfristig praktisch erscheinen, birgt jedoch erhebliche Nachteile. 

Alternative Lösungen wie Dienstwagen, Carsharing-Modelle oder Leasing-Pools sind langfristig meist sinnvoller, auch wenn sie zunächst höhere Kosten verursachen. Sie schaffen Rechtssicherheit, verhindern Streit und erleichtern die Organisation.

Ein Arbeitgeber kann die Nutzung des privaten PKW nicht einseitig anordnen. Ohne klare Vereinbarung besteht keine Verpflichtung, das eigene Fahrzeug dienstlich einzusetzen. Werden solche Vereinbarungen getroffen, müssen sie präzise die Kostenübernahme und Haftung regeln. Arbeitnehmer sind gut beraten, keine unklaren Regelungen zu akzeptieren, während Arbeitgeber langfristig prüfen sollten, ob alternative Mobilitätslösungen nicht die bessere Wahl sind.