Die Nebenkostenabrechnung beinhaltet eine genaue Auflistung sämtlicher Kosten für beispielsweise Heizung, Wasser, Hausreinigung oder Müllabfuhr. Es handelt sich hierbei um Kosten, die zusätzlich zur Grundmiete für eine Mietwohnung oder ein Miethaus anfallen. Die Nebenkosten werden üblicherweise monatlich, zusammen mit der Grundmiete (auch “Kaltmiete” genannt), an den jeweiligen Vermieter überwiesen. Der Vermieter hat die Pflicht, einmal jährlich eine Abrechnung der Nebenkosten zu erstellen und sie dem Mieter schriftlich zukommen zu lassen. Dabei kommt es dann häufig zu Rück- oder Nachzahlungen – je nachdem, ob die Summe der Vorauszahlung zu hoch oder zu niedrig angesetzt war.
Es ist leider keine Seltenheit, dass Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft sind und somit Mängel aufweisen. Dies gilt vor allem für gewerbliche Nebenkostenabrechnungen – etwa 90 Prozent aller Abrechnungen für Gewerbetreibende sind fehlerhaft. Primär zu Lasten der Mieter. Aus diesem Grund ist es umso wichtiger, eine gewerbliche Nebenkostenabrechnung nach Erhalt zu prüfen und den Vermieter gegebenenfalls um Korrektur zu bitten. Ein Vorhaben, das sich schnell auszahlt, denn nicht selten handelt es sich dabei um bis zu fünfstellige Summen, die zurückverlangt werden können.
Die Besonderheiten von gewerblichen Nebenkostenabrechnungen
Vergleicht man zunächst gewerbliche Mietverträge mit privatrechtlichen Mietverträgen, dann wird schnell deutlich, dass für private Mietverträge wesentlich strengere gesetzliche Regelungen gelten, als es bei gewerblichen Verträgen der Fall ist. Für diese gibt es nämlich deutlich mehr Vertragsfreiheiten, weshalb es wichtig ist, dass sich Gewerbetreibende noch vor Vertragsabschluss umfänglich informieren. Dies gilt vor allem für Gründer, die zu Beginn ihrer Existenzgründung verstärkt aufpassen müssen. Vergleicht man nun die gewerbliche Nebenkostenabrechnung mit der privatrechtlichen Nebenkostenabrechnung, sind ebenso kleinere Unterschiede zu erkennen. So sind Vermieter beispielsweise dazu befugt, Verwaltungskosten abzurechnen, weswegen auch hier ein besonderes Augenmerk gefordert ist.
Weshalb sind fehlerfreie Nebenkostenabrechnungen die Ausnahme?
Nur etwa 10 Prozent aller gewerblichen Nebenkostenabrechnungen sind fehlerfrei. Doch warum ist das so? Die Gründe für diese Tatsache sind vielfältig. Primär lässt sich dieser Umstand jedoch auf die Unwissenheit von Vermietern (und Mietern) zurückführen, da sie häufig nicht mit wichtigen Einzelheiten in Bezug auf das Gewerbemietrecht vertraut sind. In solch einem Fall werden dann beispielsweise Klauseln vereinbart, die rechtlich unwirksam sind. Aus diesem Grund haben sich einige Dienstleister auf die Prüfung von gewerblichen sowie privatrechtlichen Nebenkostenabrechnungen spezialisiert, die sowohl eine Plausibilitätsprüfung als auch das weitere Vorgehen im Falle eines Widerspruchs durchführen.
Häufige Fehler in der gewerblichen Nebenkostenabrechnung
Bei der Prüfung von Abrechnungen für Gewerbe gibt es Fehler, die besonders häufig auftreten. So kommt es zum Beispiel immer wieder vor, dass Kosten für bestimmte Posten berechnet werden, die jedoch nicht (eindeutig) nachvollziehbar sind beziehungsweise nicht angemessen beschrieben werden. In einigen Fällen kommt es außerdem vor, dass Posten aufgelistet werden, die weder mündlich noch im entsprechenden Mietvertrag festgehalten wurden und daher ohne die ausdrückliche Zustimmung der Mieter rechtlich unzulässig sind. Zu weiteren Fehlern, die häufig in gewerblichen Nebenkostenabrechnungen zu finden sind, zählen nicht umlegbare Posten. Konkret bedeutet das, dass Vermieter bestimmte Kosten auf ihre Mieter übertragen, obwohl diese rechtlich nicht für die jeweiligen Kosten aufkommen müssen. Ein Beispiel hierfür sind Kosten für Versicherungen oder Instandhaltungsmaßnahmen, die nicht auf die Mieter umlegbar sind. Auch nicht dann, wenn dies im Vertrag festgehalten wurde. Solche Klauseln sind rechtlich unwirksam.
Die unrechtmäßigen Kosten, die durch solche Fehler entstehen, können sich schnell auf fünfstellige oder sogar sechsstellige Summen belaufen, wenn es sich um größere Gewerbeflächen handelt. Sie sollten daher nicht unterschätzt werden. Häufig ist es auch so, dass mehrere Fehler gleichzeitig in den Abrechnungen zu finden sind, was die Summe nochmal deutlich in die Höhe treibt.
Unrechtmäßige Nebenkostenabrechnung für das eigene Gewerbe: Und jetzt?
Wer feststellt, dass die Nebenkostenabrechnung für sein eigenes Gewerbe unrechtmäßig ist, sollte schnellstmöglich handeln und dagegen vorgehen. Hierfür ist es notwendig, einen schriftlichen Widerspruch einzulegen und die Gründe für den Widerspruch detailliert und umfangreich zu belegen. Damit der Widerspruch sämtliche relevante Formalien erfüllt, kann es sinnvoll sein, einen Anwalt beratend hinzuzuziehen. Besonders wichtig bei der Einreichung eines Widerspruchs: die Einhaltung der gesetzlichen Frist. Diese beträgt insgesamt zwölf Monate nach Eingang der Nebenkostenabrechnung.
Wer dieses Prozedere in professionelle Hände geben möchte, kann dies tun, indem er, wie bereits erwähnt, einen speziellen Dienstleister zur Prüfung der gewerblichen Nebenkostenabrechnung beauftragt. Hierfür müssen die erforderlichen Unterlagen lediglich online über ein Portal eingereicht werden. Im Anschluss daran erhält man einen Prüfbericht sowie eine konkrete Anleitung für das weitere Vorgehen. Alternativ hat man natürlich auch immer die Möglichkeit, einen Fachanwalt für Mietrecht hinzuziehen. Dies ist vor allem dann ratsam, wenn sich der jeweilige Vermieter weigert, die Anforderungen zu bezahlen. Oder wenn der Vermieter mit dem Widerspruch nicht einverstanden ist, obwohl er rechtmäßig ist.
In jedem Fall ist es ratsam, sich mit dem Thema gewerbliche Nebenkostenabrechnung vertraut zu machen und sich für die Prüfung ausreichend Zeit zu nehmen. Der Umstand, dass nur etwa jede 10. gewerbliche Nebenkostenabrechnung richtig erstellt wurde, macht diese Notwendigkeit deutlich.
